#2 S’organiser – Mieux gérer ses e-mails pour gagner en efficacité

Les e-mails, courriers électroniques, courriels… Peu importe la manière de les nommer, ils sont censés nous simplifier la vie mais ont souvent l’effet inverse. Combien de fois avez-vous ouvert votre boîte mail dans l’idée d’une simple vérification pour vous retrouver plusieurs heures plus tard, répondant à un énième message sans avoir travaillé sur vos dossiers prioritaires ? Nous sommes tous tombés dans le même piège. Pendant longtemps j’ai eu le sentiment de n’être qu’un « robot-à-traiter-les-mails ». C’est terminé ! Dans ce deuxième article de la série « s’organiser », je vous livre mes meilleures astuces pour mieux gérer vos e-mails et gagner en efficacité.

Dompter sa messagerie électronique

Qui commande au bureau ? Gmail ? Outlook ? Yahoo ?

Allons, reprenez-vous, c’est vous le chef !

Le meilleur moyen de ne pas se laisser déborder par les e-mails consiste à museler votre messagerie électronique. Elle doit se mettre à votre service, et non l’inverse. Voici donc quelques conseils élémentaires pour éviter d’être parasité :

• N’ouvrez pas votre boîte mail en arrivant au bureau : commencez par organiser votre journée. Vous risquez sinon d’être entraîné dans le rythme effréné que nous venons d’évoquer ;
• Planifiez plusieurs plages horaires dédiées à la gestion des e-mails. En attendant, la messagerie reste fermée. Pas la peine d’insister, vous ne céderez pas !
• Coupez les notifications : elle est bien maligne, cette boîte mail ! Vous la boudez ? Elle se rappelle à votre bon souvenir par l’intermédiaire des bips perturbateurs émis par votre téléphone chaque fois que « tombe » un nouveau message. Ne la laissez pas faire !

Voilà, vous venez d’éliminer les distractions. Votre concentration s’en trouve décuplée. Vous pouvez travailler sereinement sur les projets requérant votre attention.

Mais comment optimiser les fameuses périodes réservées au traitement des e-mails ?

Challenge « Inbox Zero »

Pour mieux comprendre ce qui se joue, je vous propose de visualiser la scène suivante. Vous vous trouvez devant votre boîte aux lettres. La vraie. Celle que le facteur approvisionne de temps en temps. Vous saisissez le courrier qui s’y trouve, l’ouvrez, le lisez… puis le replacez dans l’enveloppe que vous reposez dans la boîte. Vous recommencez plusieurs fois dans la journée. Et puis, en fin d’après-midi, vous décidez de jeter le courrier, purement et simplement.

Ridicule ? Déconcertant ? Si vous y réfléchissez bien, c’est pourtant ce que vous faites avec vos e-mails en l’absence d’une méthode de traitement efficace.

Je vous propose donc un défi : pendant le mois qui vient, votre boîte de réception aura été vidée tous les soirs.

Impossible ?

Je vous aide. Voici comment procéder en 3 actions clés :

• DÉTRUIRE : ne gâchez pas votre temps et votre énergie. Envoyez à la poubelle tout e-mail contenant des informations dont vous n’avez nul besoin ou que vous pourriez retrouver en un claquement de doigts si nécessaire. Désabonnez-vous des newsletters inutiles et créez des classements automatiques. Placez-y les articles de veille que vous lirez une fois par semaine. Demandez à vos collègues de vous supprimer des listes de diffusion dans lesquelles vous apparaissez par erreur ;

• DÉVELOPPER : ce point concerne les e-mails dont vous devez / voulez réellement vous préoccuper. L’action immédiate soulage le stress et réduit la charge mentale. Si le traitement du message demande moins de 2 minutes, faites-le sans attendre ;

• DÉTERMINER LES ACTIONS FUTURES : lorsqu’un e-mail nécessite un temps d’attention plus conséquent, demandez-vous s’il s’agit d’une priorité. Auquel cas, planifiez votre action en l’ajoutant à votre agenda et définissez-en le critère de réussite.

Comment décider de ce qui est prioritaire ? C’est l’objet de mon prochain article.

En attendant, voici un petit mémo à imprimer ou afficher en fond d’écran pendant la durée du challenge :

Comme dans tout projet d’amélioration, sélectionnez au démarrage vos indicateurs de progrès :

• Mesurez concrètement le nombre de vos passages quotidiens par la case Outlook ou Gmail ;
• Faites de même avec le temps que vous y passez ;
• Comptez enfin le nombre d’e-mails reçus chaque jour.

Et observez l’évolution.

Gérer ses e-mails lorsque l’on est manager

Vous dirigez une équipe ? Voici quelques conseils pratiques pour éviter à la source les désagréments liés à la gestion de la messagerie.

Refusez la tactique de « l’arrosage automatique ». Vos collaborateurs n’ont pas besoin de vous mettre en copie de chaque e-mail envoyé. Expliquez-leur clairement : ils sont compétents, vous avez confiance en eux. Établissez une règle sans équivoque : vous ne souhaitez recevoir que les messages pour lesquels vous avez une action à mener, ou les e-mails contenant des informations essentielles. De cette manière vous responsabilisez votre équipe et les effets positifs se feront rapidement sentir.

N’oubliez pas de donner l’exemple et sélectionnez soigneusement les destinataires de vos propres courriels. Simplifiez-leur la tâche en rédigeant un objet explicite. Cela paraît basique, mais tout le monde y gagnera !

Vous craignez que vos collaborateurs et collègues ne comprennent pas cette nouvelle attitude ? C’est bien normal. Soyez pédagogue : vous restez disponible en cas de besoin. Notamment par téléphone. Ce système de filtre impose à votre interlocuteur de repenser sa communication en matière de dossiers urgents. Rassurez-vous, vous n’aurez jamais autant d’appels que d’e-mails !

Alors ? Relèverez-vous le défi de la boîte mail vide ? Dites-moi tout dans les commentaires !