Manager à distance en restant lean

Le télétravail, tout le monde connaît ou en a entendu parler. Certains en rêvent quand d’autres craignent d’y perdre leur âme, dissous dans la lumière bleue des écrans. Le fait est que le home office s’est largement démocratisé avec le déferlement d’Internet dans nos vies professionnelles. Les grandes grèves de 2019 et le confinement imposé par le Coronavirus en ont fait le dernier rempart contre la paralysie économique. Travailler à domicile n’est pourtant pas naturel pour tous. Toutes les fonctions ne s’y prêtent pas facilement. Qu’en est-il du manager dont l’équipe se trouve soudain dispersée aux quatre coins de la ville ou du pays ? Comment maintenir performance et motivation sans contacts directs ? Manager à distance et rester lean : quelques bonnes pratiques…

Animez vos équipes grâce à la confiance

Si vous êtes manager mais ne considérez pas vos collaborateurs comme des adultes responsables et dignes de confiance, inutile de poursuivre votre lecture. Vous perdriez votre temps.

Il peut être angoissant pour un manager de ne plus être en mesure de joindre ou rencontrer ses collaborateurs comme bon lui semble. Il est pourtant primordial d’éviter le control freak et d’imposer une visibilité de tous les instants. Mon premier conseil : respirez !

Si vous êtes contraint au télétravail par la crise sanitaire, gardez à l’esprit que la situation est inédite. Vos collaborateurs doivent s’y adapter et, tout comme vous, peuvent avoir la sensation d’être coupés du monde. Votre rôle de manager est ici d’apporter une certaine stabilité à une situation confuse. Vous devez bâtir un cadre pertinent, ni trop lâche, ni trop astreignant.

Proposez une plus grande flexibilité dans les horaires de travail. Les membres de votre équipe ne perdent plus leur temps dans les transports mais ont sans doute d’autres contraintes : la gestion d’enfants confinés (ou, en temps normal, scolarisés), une connexion Internet fluctuante, etc. Dès lors que les permanences éventuelles sont assurées, laissez-leur un espace de liberté et fonctionnez à l’objectif plutôt qu’aux heures de présence virtuelle.

Vous êtes adepte du lean management ? Conservez vos bonnes habitudes ! Maintenez ou créez des rituels de management pour rythmer les échanges. Favorisez les points quotidiens, rapides et factuels, et bannissez les réunions virtuelles de 18 h à 19 h 30 ! Laissez votre “porte ouverte”. Les chats et indicateurs de statut ne manquent pas : utilisez-les, non pour fliquer vos collaborateurs, mais pour leur indiquer que vous restez disponible et à l’écoute.

En bref, poser un cadre tout en laissant à vos équipes la possibilité de s’organiser ne peut que favoriser leur autonomie.

Une dernière chose : le droit à la déconnexion reste valable à distance, pour vous comme pour vos collaborateurs. Il devient même essentiel pour garantir l’équilibre pro-perso quand le travail s’invite à la maison. Lui faire une place, d’accord. Le laisser tout envahir, pas question !

Définissez et alignez les contributions de votre équipe sur les objectifs

Le manager lean sait combien il est important de donner du sens au travail de ses collaborateurs. Vous voulez garder vos équipes concentrées et motivées ? Impliquez-les ! Associez-les à vos décisions, et ce, même en période de confinement. Le dialogue est d’autant plus important que la séparation physique est prolongée.

Faites des points réguliers, clarifiez les objectifs, rappelez la vision, d’autant que les priorités ont peut-être changé. Communiquez sur les dispositions prises en temps de crise, qu’elle soit sanitaire ou économique. Parlez-leur des nouveaux défis auxquels vous devez faire face : garantir la sécurité de tous, assurer une continuité de service aux clients, respecter les mesures gouvernementales, entretenir le lien avec clients et fournisseurs, etc.

Restez transparent. Vous pouvez par exemple informer vos équipes sur la santé financière de l’entreprise suite à l’impact du Covid-19 sur votre activité. Ce type d’informations concerne vos salariés. Ils n’en seront que plus mobilisés pour préparer la sortie de crise.

Donnez-leur la possibilité d’être acteurs de demain. Vous pouvez par exemple dédier certaines sessions de travail à l’après, afin de projeter vos collaborateurs dans une nouvelle direction. Proposez-leur d’analyser les contraintes existantes et de définir ensemble comment donner à l’entreprise toutes les chances de réussir. 

Pensez également à partager les bonnes nouvelles !

Soyez un manager à disposition du collaborateur

À l’heure où j’écris ces lignes, il semble que nous soyons à la mi-temps du confinement imposé par le Covid-19. La période est stressante et exige beaucoup de ceux qui continuent de travailler. Certains vivent l’ennui et l’isolement, d’autres sont proches du burn-out. D’ici quelques semaines, le niveau d’énergie de vos équipes sera très différent selon les personnes, passant parfois d’un extrême à l’autre. Être un manager lean, c’est aussi résoudre les problèmes par l’expérimentation mais pour y parvenir, il importe d’être à l’écoute de l’expérience collaborateur.  

Plus que jamais, prévoyez de commencer vos réunions par un « tour météo » pour permettre à chacun de s’exprimer sur son moral, sa santé, sa situation. Prenez ces éléments en considération et répartissez la charge de travail. Épaulez ceux qui n’ont pas l’habitude de manier l’outil informatique. Ne négligez personne et prenez également quelques minutes pour échanger de manière individuelle avec chacun. Faites le bilan des premières semaines et ajustez vos actions.

Ne laissez pas les non-dits s’installer et vérifiez que tout le monde se sent à l’aise. Vous veillerez à faire taire les rumeurs et éviter les malentendus. Ce qui ne fonctionne pas ne doit pas rester dans l’ombre. Exprimez vos demandes de façon claire et explicite. S’astreindre à demander « pourquoi ? », c’est éviter les présupposés et les conclusions tirées sur la base d’éléments incomplets.

Manager à distance, c’est aussi se préoccuper du bien-être de ses collaborateurs, quelle que soit la situation, d’autant que 60% des salariés se sentent plus motivés lorsque l’on s’en soucie.

Créez du lien et motivez l’entraide

Les détracteurs du home office évoquent souvent le relâchement du lien, le manque de convivialité et l’absence d’échanges informels autour de la machine à café. Les bonnes relations entre collègues figurent parmi les critères essentiels du bonheur au travail (66% des salariés y attachent une importance toute particulière).

Qu’à cela ne tienne ! S’il vous faut manager à distance, aménager des pauses vous permettra de structurer les journées tout en aidant les équipes à décompresser et maintenir une ambiance chaleureuse. Tout comme au bureau, il vaut mieux les organiser dans un endroit séparé des zones de travail. Vous pouvez par exemple prévoir un Slack ou un Whatsapp dédié, pour se détendre et envoyer les dernières blagues.

Faites preuve de créativité ! Organisez des concours de photos, des échanges de recettes de cuisine, des challenges sportifs ou des apéros virtuels.

Cette atmosphère d’échange encouragera les équipes à agir ensemble sur les sujets demandant plus d’attention. En ce sens, proposez-leur l’animation de points de coordination pour repérer les signaux faibles et favoriser l’entraide. Il s’agit ici de rapprocher différentes fonctions sur des enjeux ciblés et inciter vos collaborateurs à faire preuve d’agilité. En voici un exemple très simple sur le thème de l’équité dans le travail permettant de diminuer les risques liés au stress : en temps normal, les processus cadrent les activités et ne permettent pas de changer de poste. Mais dans ce contexte particulier, la mise en place d’une “bourse aux savoir-faire” permettrait de décharger un collègue surmené suite à l’application de nouvelles contraintes, alors que, d’un autre côté, vous avez du personnel volontaire, compétent et désœuvré. Il est ainsi possible d’identifier les besoins simplement et proposer du renfort.

Qui sait, peut-être allez-vous découvrir des talents cachés ?

Rappelons-le, le lean est une méthode pour apprendre à évoluer avec intelligence, petit pas par petit pas, qui repose sur notre confiance en nos savoir-faire et notre capacité à travailler en équipe. Qu’il soit temporaire ou prolongé, choisi ou imposé, le management à distance oblige à réviser les fondamentaux afin de maintenir le niveau de performance de votre structure. Et lorsque vous retournerez au bureau, pensez à ces conseils : ils peuvent également être appliqués en situation de proximité. Voilà une bonne occasion de réveiller et/ou encourager le lean manager qui est en vous !

Vous avez testé ou expérimentez actuellement le télétravail ? N’hésitez pas à partager votre expérience dans les commentaires !

Vous aimeriez des conseils personnalisés pour manager à distance en restant lean ? Discutons-en !